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起業・経営に使える！無料ツールを役立てよう
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昨今、クラウドを活用した様々な起業ツールが登場しています。事務処理から会計、さらには従業員の勤怠管理、会計時のレジ業務まで効率化してくれるツール。パソコン、スマートフォン、タブレットなどの多様なデバイスに対応しているものがほとんどで、無料や低料金のものなど続々と登場しているので、ぜひとも活用したいところです。今回は、それぞれの機能性を紹介していきます。
名刺管理や会計処理など、面倒な事務作業を効率化できる！
まずは事務所理系のツールからご紹介していきましょう。
＜登録作業を効率化する「名刺管理アプリ」＞
多くの人と名刺交換をした後、それを紙のまま保管・管理するのは面倒なもの。かといって、名刺管理ソフトなどにデータとして手入力すればかなりの手間がかかります。
そこで活用したいのが「名刺管理アプリ」。スマートフォンで写真を撮るだけでデータ認識して登録できるため、手間もかからず、面倒もありません。
すでに50万人が利用している「Eight」や、「すごい名刺管理」などは、基本の利用料金が無料であるにも関わらず、オペレーターが目視で確認し、手入力しているため、認識率は100％！ ただし、人の手を借りるため、処理能力に限界があり、撮影後から登録までに時間を有するケースもあるので注意を。また、スマートフォンとパソコンを連携させ、両方から編集できるアプリもあります。
「Eight」
→ワンタッチで電話やメールができる機能や、ユーザー同士でつながるソーシャルネットワーク機能も。
「すごい名刺管理」
→スキャナからの一括取り込みも可能。複数名で情報の共有もできる。
＜「クラウド会計処理ソフト」で確定申告もラクラク！＞
複雑な勘定科目を自動で判別してくれる機能や、登録した仕訳のルールを学習してくれる機能、スマートフォンと連携し、レシートを撮影すればそのまま勘定科目の判別までしてくれる機能など、簿記知識がない人でも手軽にでき、煩雑な会計処理を効率化してくれます。
こうしたクラウドソフトで会計業務を行う場合、複数人での同時作業や共有ができたり、いろいろなデバイスから作業ができたり、データのバックアップを自動的に取ることが可能であったり、税制改革に合わせて機能追加してくれるなどの大きなメリットも。また、初期費用無料であったり、月額にして1,000円以下の低料金であることが多く、導入のしやすさも魅力です。
「freee」
→初心者でも使いやすく仕様で、チャットやメールでのサポートも。
「MFクラウド会計」
→仕訳の自動取込、自動学習機能、税理士と連携するなどの特徴が。
勤怠管理も会計・レジ業務もタブレットを使って簡単＆手軽に
ここからは、従業員を雇用する場合や店舗ビジネスの運営に役立つツールをご紹介していきます。
＜給与計算にも役立つ「勤怠管理アプリ」＞
従業員を雇用する場合、勤怠管理からシフト作成、給与計算まで、様々な作業が必要となってきます。勤怠管理アプリをタブレットにインストールし、従業員登録を行えば、タイムカード要らずのタッチ式で勤怠管理を行うことができますし、外出先から出勤状況を確認することもできます。
また、シフトの管理や給与計算などの機能とそのまま連動することも可能で、計算や集計業務の効率化にも役立ちます。
「スマレジタイムカード」
→勤怠管理機能は無料。月額4000円でシフト作成・給与計算、機能も利用できる。また、POSレジアプリ「スマレジ」との連携も可能。
「キングオブタイム」
→従業員1人につき月額300円で主要給与システムと連携可能。多彩な認証タイムレコーダーでセキュリティも安心。
＜売り上げ集計にも役立つ「レジ機能アプリ」＞
日々の会計業務や売り上げ管理のためにPOSレジなどの大がかりなシステムを導入すればかなりのコストがかかります。手持ちのスマートフォンやタブレットにインストールするだけで、レジ機能を使えるアプリも多くあるので、ぜひ活用したいところ。また、クレジットカード決済にも対応するアプリや、売り上げ状況を分析できる機能なども。
「Airレジ」
→初期費用も月額も無料。商品、決済方法等を自分仕様にカスタマイズ可能。
「ユビレジ」
→無料プランあり。売り上げデータを他のデバイスからも確認できる。顧客別の購入情報などの記録も残せる。
＃まとめ
煩雑な事務作業や雑務にかける時間はなるべく減らし、経営そのものについて考える時間を作りたいもの。そのためにも、無料や低コストで利用できる便利なツールを活用していきましょう。
